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E-Mail-Vorlage

(Vorlagen für E-Mails und Briefe)
 
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Eine E-Mail-Vorlage ist ein Dokument, das neben dem eigentlichen Inhalt zusätzlich personalisierende Elemente enthält. Diese personalisierenden Elemente sind so genannte Mail-Makros, die als Platzhalter im Text stehen und erst beim Versand durch die aktuellen individuellen Daten aus der Kontakt-Datenbank ersetzt werden. Eine solche Vorlage wird entweder jeweils neu erstellt oder aus vorhandenen Vorlagen ausgewählt und ggf. modifiziert. 

Beim Erstellen einer Vorlage können Sie wählen, ob Sie von einer leeren Vorlage ausgehen oder ein Template verwenden, das bereits einige Gestaltungselemente enthält. Vorlagen werden in Kategorien organisiert und stehen für wiederholte Verwendung zur Verfügung - ggf. als Kopiervorlage für weitere Vorlagen. 

Auf dieser Seite:

Vorlagen-Übersicht
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Neue Vorlage erstellen
Vorlage bearbeiten
E-Mail-Vorlagen-Vorschau
 

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Vorlagen-Übersicht

E-Mail-Vorlagen

a) Klicken Sie auf das Vorlagen-Symbol.

b) Die WBS zeigt Ihnen sofort das Fenster für die Verwaltung von Vorlagen - beim ersten Mal mit einer leeren Liste.

c) Sie haben zwei Möglichkeiten, eine neue Vorlage zu erstellen: Hinzufügen erzeugt eine leere Vorlage, Hinzufügen aus Vorlagenarchiv bietet Ihnen stattdessen die Auswahl an, entweder eine leere Vorlage zu erzeugen oder aus dem Archiv ein Template auszuwählen, das Ihre Vorlage gleich mit diversen Gestaltungsvarianten anbietet.

 

 

Sobald Sie bereits eine oder mehrere Vorlagen erstellt haben, sehen Sie die Liste und können dort

d) eine vorhandene Vorlage mit Klick auf EDIT bearbeiten bzw.

e) eine vorhandene und nicht mehr benötigte Vorlage durch Klick auf das Mülleimersymbol löschen

 

 
Als aufmerksamer Beobachter wird Ihnen nicht entgangen sein, dass über der geöffneten Liste vorhandener Vorlagen ein zusätzlicher grauer Button erscheint: Factura. Dieser erscheint, wenn in Ihrer WBS das Factura-Modul freigeschaltet ist. Im oberen Bild ist dies nicht der Fall. 



 

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Neue Vorlage erstellen

E-Mail-Vorlagen

Sobald Sie auf den Button +Hinzufügen aus Vorlagenarchiv geklickt haben, wird das Fenster mit dem Template-Archiv geöffnet. Hier haben Sie die beschriebenen zwei Möglichkeiten:

a) Erstellen Sie eine leere Vorlage. Diese bearbeiten Sie dann "von Null an".

Bewegen Sie den Mauszeiger auf eines der vorhandenen Templates. Sie erhalten zwei Buttons.

b) Mit diesem Button erhalten Sie eine Vorschau Ihrer zu erstellenden Vorlage auf der Basis des ausgewählten Templates. 

c) Hiermit wählen Sie das Template für Ihre Vorlage endgültig aus. 

d) Legen Sie durch Klick auf einen der Farbkreise die Grundfarbe für das Template fest.

e) Das Archiv enthält eine ständig wachsende Anzahl von Templates. 

Die Wirkung Ihrer Template- bzw. Farbwahl können Sie in der Vorschau unter b) sehen, bevor Sie das Template endgültig auswählen. Aus dieser Vorschau heraus können Sie dann

f) das Template direkt verwenden - oder:

g) zur Template-Auswahl zurückkehren.

 

 

 

 
 


 

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Vorlage bearbeiten

E-Mail-Vorlagen

Ihre Vorlage können Sie jetzt bearbeiten.

a) Wählen Sie die Sprache, in der Sie die Vorlage bearbeiten und versenden möchten. Sie können die Vorlage in mehreren Sprachen oder nur in der Standardsprache bearbeiten und versenden.

b) Vorlagenamen eingeben.

c) Beschreibung der Vorlage hinzufügen.

d) Absender der E-Mail auswählen. Sie wählen hier eine E-Mail-Adresse aus einer Liste aus. Diese Liste enthält Ihre E-Mail-Adresse, die Sie als Betreiber der WBS festgelegt haben, sowie die E-Mail-Adressen aller Benutzer, die Sie in den Einstellungen eingerichtet haben.  

e) Absendernamen der E-Mail eingeben.

f) Betreff der E-Mail eingeben.

g) Die WBS verlangt die Zuweisung der Vorlage zu einer Kategorie. Wählen Sie hier mindestens eine Kategorie aus.
Anleitung zur Kategorien-Verwaltung.

 

 



 

Bearbeiten Sie nun Ihre Vorlage mit dem CK-Editor.

 
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Tracking-Funktionen (Verfolgung)

In bestimmten Situationen kann es sinnvoll sein, den Versand weiterer E-Mails (z.B. in einem FollowUp) davon abhängig zu machen, ob ein vorheriges E-Mail zugestellt bzw. geöffnet wurde. Zu diesem Zweck bietet die WBS die Möglichkeit, das E-Mail-Tracking für eine differenzierte Selektion zu verwenden. Entsprechende hierfür von Ihnen eingerichtete Gruppen können Sie für eine Vorlage verwenden, um Informationen über die versendeten E-Mails zu erhalten und darauf automatisch zu reagieren:

a) Wählen Sie die Gruppe(n) aus, der ein Kontakt zugeordnet werden soll, sobald diese Vorlage als E-Mail an ihn abgesendet wurde.

b) Aktivieren Sie mit einem Häkchen die Tracking-Auswertung. Damit öffnet sich eine weitere Gruppenauswahl für das Tracking. 

c) Wählen Sie die Gruppe(n) aus, der ein Kontakt zugeordnet werden soll, sobald der Empfänger das E-Mail aus dieser Vorlage geöffnet hat. 

Nicht zu den Tracking-Funktionen gehört:

d) Bearbeiten Sie die Textversion Ihrer Vorlage

 
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a) Speichern Sie die Vorlage, wenn diese vorher existiert hat und Sie nur ein paar Änderungen vorgenommen haben.

b) Wenn Sie eine bestehende Vorlage ausgewählt hatten, um daraus mit ein paar Änderungen eine neue zu erstellen, speichern Sie diese nun mit einem neuen Namen ab, den Sie oben eingegeben haben.

c) Hiermit speichern Sie die Vorlage und sehen dieselbe unmittelbar danach in der Vorschau.

d) Sie können diese Vorlage in eine FollowUp-Sequenz eintragen. Näheres dazu erfahren Sie in der entsprechenden Anleitung. Mit Neu hinzufügen erstellen Sie weitere Zuweisungen zu FollowUp-Sequenzen.

e) Hiermit speichern Sie die FollowUp-Zuweisungen ab.

 


 

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E-Mail Vorschau

E-Mail-Vorlagen

In der Vorschau sehen Sie Ihre Vorlage nicht so, wie sie beim Empfänger ankommt, sondern Sie können hier nur die Gestaltung sowie den Inhalt überprüfen. Im Text finden Sie die Mail-Makros, mit deren Hilfe die WBS erst zum Zeitpunkt des Versands aus Ihrer Vorlage ein Dokument erstellt, das dann als E-Mail verschickt wird. 

 

 
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