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Brief-Rundschreiben

(EMS)
 
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Ein Brief-Rundschreiben ist eine personalisierte Nachricht in Form eines PDF-Dokuments an einen ausgewählten Kreis von Kontakten. "Personalisiert" heißt: Der Empfänger wird individuell mit seinem Namen angesprochen. Damit verliert das Rundschreiben den Charakter eines Massenversands und gewinnt durch die persönliche Ansprache das Vertrauen des Empfängers. Basis für eine personalisierte Nachricht ist die Brief-Vorlage, die entweder aktuell neu erstellt oder aus vorhandenen Vorlagen ausgewählt wird. 

Auf dieser Seite:

Festlegen der Empfänger  Brief-Vorlage auswählen 
Brief-Vorlage erstellen 
Brief-Vorlage bearbeiten 
Brief-Vorschau 
Brief als PDF speichern 
Brief drucken für Versand 

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Festlegen der Empfänger

(EMS - Brief-Rundschreiben)

a) Klicken Sie auf das EMS-Symbol. 

b) Klicken Sie auf Brief Rundschreiben.

 

 

Bestimmen Sie zunächst die Empfänger Ihres Brief-Rundschreibens. In der Regel werden Sie nur eine Teilmenge Ihres Kontaktbestandes anschreiben wollen. Diese Teilmenge bilden Sie in zwei Schritten:

Im ersten Schritt reduzieren Sie die Liste der verfügbaren Kontakte mithilfe einer Selektion. Verwenden Sie dafür entweder einen gespeicherten Filter oder erstellen Sie eine neue Selektion. Hier finden Sie die Anleitung

Im zweiten Schritt wählen Sie die gewünschten Kontakte aus der angezeigten Liste aus. Diese Auswahl treffen Sie durch Markierung aller gewünschten Kontakte mit einem Häkchen in der ersten Spalte der angezeigten Kontaktliste. Diese Auswahl können Sie in drei verschiedenen Ebenen treffen: Einzelauswahl, Listenauswahl, Gesamtauswahl.

 
a) Für die Einzelauswahl markieren Sie jeden Kontakt einzeln. 

b) Für die Listenauswahl markieren Sie die Überschrift-Zeile der Kontakt-Tabelle in der linken Spalte. Sobald Sie dort das Häkchen setzen, sind alle sichtbaren (!) Kontakte ausgewählt, was Sie an den automatisch gesetzten Häkchen in allen Zeilen erkennen können. Sobald Sie eines dieser Kontakt-Häkchen entfernen oder wenn Sie mit der Einzelauswahl arbeiten, sehen Sie in der Überschrift-Zeile statt eines Häkchens eine farbige Fläche, die Ihnen signalisiert, dass einige, aber nicht alle sichtbaren Kontakte ausgewählt sind.

c) Für die Gesamtauswahl klicken Sie auf den blauen Button Alle in Tabelle auswählen. Damit sind alle Kontakte ausgewählt, auch diejenigen, die Sie in der aktuellen Ansicht nicht sehen. 

 

 
Hier sehen Sie eine Einzelauswahl: 

a) Drei Kontakte sind einzeln ausgewählt.

b) In der Überschrift-Zeile befindet sich die farbige Fläche.

c) Bei einer aktiven Auswahl (Einzel-, Listen- oder Gesamtauswahl) erscheint der ursprünglich blaue Button in grüner Farbe und enthält die Aufschrift Auswahl aufheben.

 

Hinweis zur Anzeige der ausgewählten Kontakte

Im Normalfall werden Sie mithilfe der Gesamtauswahl alle Kontakte als Empfänger verwenden, denn Sie haben vor der Auswahl schon mithilfe der Selektion die richtige Teilmenge ermittelt, die das Brief-Rundschreiben erhalten soll. Oft genug kommt es jedoch vor, dass dennoch einige einzelne Kontakte aus dem Empfängerkreis ausgeschlossen werden sollen. Das können Sie mit einer Selektion nicht immer darstellen, weil die Gründe für einen solchen Ausschluss sehr individuell sind. 

Wenn Sie nun für die betreffenden Kontakte das Häkchen entfernen und anschließend in der Übersicht blättern, werden Sie feststellen, dass trotz der zunächst signalisierten Teilauswahl plötzlich wieder die Listenauswahl aktiv ist. Dies hängt damit zusammen, dass die WBS, sobald sie die Kontrolle übernimmt (z. B. zur Aufbereitung der Anzeige nach dem Blättern), die Kontakte nach Auswahl sortiert, wenn Sie nicht ausdrücklich etwas anderes eingestellt haben: Alle ausgewählten Kontakte werden zuerst angezeigt. Die von Ihnen aus der Auswahl ausgeschlossenen Kontakte sehen Sie also immer am Ende der gesamten Tabelle. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, nach einem Sprung ans Ende der Tabelle auf einen Blick zu erkennen, ob Sie wirklich alle - und auch die richtigen - Kontakte ausgeschlossen haben, die Sie wirklich ausschließen wollten. 

Wenn Sie jetzt alles überprüft und für richtig befunden haben, gehen Sie zum nächsten Schritt der Erstellung Ihres Brief-Rundschreibens. Klicken Sie auf Schritt vorwärts.

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Brief-Vorlage auswählen

(EMS - Brief-Rundschreiben)

a) Nach der Selektion und Auswahl der Empfänger haben Sie nun mit Schritt vorwärts die Erstellung des Brief-Rundschreibens erreicht.

b) Sie können hier eine neue Vorlage erstellen - oder

c) eine bestehende Vorlage bearbeiten. 

d) Mit dem Mülleimersymbol löschen Sie eine nicht mehr benötigte Vorlage.

 


 

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Brief-Vorlage erstellen

(EMS - Brief-Rundschreiben)

Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen möchten, gehen Sie genauso vor wie in der Vorlagenverwaltung.

a) Um eine leere Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf Leere Vorlage.

b) Anderenfalls wählen Sie ein Template und bestimmen die Grundfarbe.

c) Mit Klick auf Vorschau können Sie das Aussehen Ihrer Vorlage entsprechend dem gewählten Template prüfen.

d) Wählen Sie Template benutzen, um das Template zu verwenden.

 





 

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Brief-Vorlage bearbeiten

(EMS - Brief-Rundschreiben)

Ihre Vorlage (ausgewählt oder neu erstellt) können Sie hier bearbeiten. Gehen Sie dabei genauso vor wie in der Vorlagenverwaltung

a) Bearbeiten Sie die Vorlage.

b) Wenn die Vorlage fertig ist, speichern Sie sie ab und gehen mit Schritt vorwärts zur Vorschau.

 

 











 

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Brief-Vorschau

(EMS - Brief-Rundschreiben)

Zur Vorschau gelangen Sie auch nach der Bearbeitung über den Button Speichern und zur Vorschau. Sie sehen jetzt alle Briefe, die von der WBS aus Ihrer Vorlage erzeugt wurden, das heißt: Für jeden Empfänger sehen Sie dessen personalisiertes Dokument. Sie können die Liste aller zum Versand vorbereiteten Briefe jetzt stichprobenartig überprüfen. 

a) Hier wird der aktuelle Empfänger angezeigt.

b) Mit dem Navigationspfeil gelangen Sie zum nächsten Empfänger.

c) Hier sehen Sie die personalisierte Anrede.

 

 
 

a) Hier wird der aktuelle Empfänger angezeigt.

b) Mit dem Navigationspfeil gelangen Sie zum nächsten Empfänger.

c) Hier sehen Sie die personalisierte Anrede.

 
 

a) Hier wird der aktuelle Empfänger angezeigt.

b) Mit dem Navigationspfeil gelangen Sie zum vorherigen Empfänger.

c) Hier sehen Sie die personalisierte Anrede.

 

Wenn Sie jetzt alles überprüft und für richtig befunden haben, gehen Sie zum nächsten Schritt der Erstellung Ihres Brief-Rundschreibens. Klicken Sie auf Schritt vorwärts.



 

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Brief als PDF erstellen

(EMS - Brief-Rundschreiben)

Als letzten Schritt können Sie nun die Einstellungen für den Versand Ihrer Briefe definieren. Klicken Sie auf PDF erstellen.

 

 
Als Reaktion erhalten Sie die Meldung PDF generiert. Klicken Sie auf das Schließkreuz, um diese Meldung zu schließen. Sie landen anschließend wieder am Anfang der Prozedur in der Übersicht Ihrer ausgewählten Empfänger.

 

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Brief drucken für den Versand

(EMS - Brief-Rundschreiben)

Die nächsten erforderlichen Schritte für den Versand Ihres Briefes spielen sich im Nachrichten-Modul ab. Sie erhalten von der WBS einen Hinweis auf eine neue interne Nachricht. In dieser Nachricht befindet sich ein Link zum Download der fertiggestellten Briefe im PDF-Format. Diese Briefe können Sie ausdrucken und mit der Post versenden.

Die erste Nachricht mit der Beschreibung "Create pdf task completed" sind die generierten Briefe.

 
Mit einem klick auf den Link "Download" öffnet sich ein neues Fenster mit den Briefen als PDF. Diese können Sie nun speichern oder direkt drucken.
































 

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