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Import und Export von Adressen

(CRM - Adressen-Import und -Export)
 
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Themen der Übersicht:

Kontakteverwaltung
Gruppenverwaltung
Adressen Import und Export
Selektion - zentrales Werkzeug der Kontaktverwaltung
Kundenbindung durch Kommunikation
Vorlagen für E-Mails und Briefe
Leadmanager
Terminverwaltung 
zum WebConnector: Anbindung an Ihre Webseite

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Ihr Anfangsbestand an Kontakten

Ihre Datenbank enthält beim allerersten Start der WBS noch keinen einzigen Kontakt. Wenn Sie schon eine Liste von Kontakten besitzen, können Sie diese importieren und bei dieser Gelegenheit gleich strukturieren. Legen Sie hierfür vor dem Import bitte mit der Gruppenverwaltung entsprechende Gruppen an. 

Tipp für bisherige OASIS-Kunden: Im OASIS CommunicationCenter können Sie nach einer Gruppe selektieren und finden unter Aktionen eine Möglichkeit, diese Adressen zu exportieren. Diese Adressen importieren Sie dann in das CRM der WBS mit einer Zuordnung zu der entsprechenden Gruppe im CRM. 

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Auf dieser Seite:

Import:
Feldauswahl
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Import vorbereiten
Import-Ergebnis
Export:
Export-Auswahl
Export-Ergebnis

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Feldauswahl

(CRM - Adressen-Import und -Export)

Sie bestimmen anhand Ihrer zu importierenden Daten die Inhalte, die Sie in Ihre WBS-Kontakt-Datenbank übernehmen wollen.

a) Wählen Sie den Pfad CRM - Import/Export. Sie erhalten die Import-Funktion als Voreinstellung.

b) Setzen Sie in jedes Feld, das Sie importieren wollen, ein Häkchen.

c) Mit den Buttons Bankinformationen und Lieferadresse können Sie weitere Felder auswählen, die zu importieren sind.

Bim Auswählen der Felder können Sie unter der Überschrift REIHENFOLGE DER SPALTEN verfolgen, wie sich die Menge der ausgewählten Felder entsprechend verändert.
 

 

 
Sobald Sie alle gewünschten Felder ausgewählt haben, können Sie nun die Reihenfolge der Spalten aus Ihrem Import-Datenbestand festlegen:

d) Klicken Sie auf das Anfass-Symbol des Feldes und ziehen Sie das Feld in die gewünschte Position. Die Feld-Reihenfolge folgt hierbei den Zeilen und innerhalb der Zeilen den Spalten - also genauso, wie Sie zu lesen gewohnt sind.

e) Wählen Sie den Character-Set Ihrer Importdaten aus. 

f) Laden Sie nun die Musterdatei herunter. 

 

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Datei vorbereiten

(CRM - Adressen-Import und -Export)

Die heruntergeladene Musterdatei dient Ihnen als Vorlage für Ihre Import-Datei. Die Felder (Spalten) stehen in der von Ihnen eingestellten Reihenfolge. Sie können dies in der ersten Zeile sehen, die die Feldbezeichnungen enthält. Diese erste Zeile muss in der Datei stehen bleiben, alle anderen Zeilen ersetzen Sie nun bitte mit Ihren Daten. 

Ersetzen Sie in der Spalte Anrede bitte den Zahlenschlüssel durch den Klartext der Anrede (Herr bzw. Frau oder andere Anreden). Verwenden Sie bitte nur solche Anreden, die in der WBS in den Anrede-Makros definiert und vorhanden sind oder die Sie ggf. selbst eingerichtet haben. 
 

 

 
g) Wenn Sie ihre Import-Datei entsprechend aufgebaut haben, wählen Sie sie nun mit Datei wählen für den Import aus. Der Import wird hierdurch noch nicht gestartet, denn es sind noch weitere Einstellungen nötig.

 

 
Hier sehen Sie ein Beispiel für eine korrekt vorbereitete Import-Datei:

 

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Import vorbereiten

(CRM - Adressen-Import und -Export)

Die ausgewählte Import-Datei wird jetzt näher beschrieben: 

h) Wählen Sie aus, welche Trennzeichen in der Import-Datei stehen. Trennzeichen trennen Feldinhalte voneinander und dürfen selbst nicht in den Daten vorkommen.

i) Geben Sie den Character-Set an, den Ihre Import-Datei verwendet.

k) Hier sehen Sie den Namen Ihrer Import-Datei zur Kontrolle.
 

 
 
Klicken Sie nun auf Schritt vorwärts.
 

 
Sie erhalten jetzt eine Vorschau auf die zum Import anstehenden Daten und nehmen letzte Einstellungen vor.

a) Hier sehen Sie Ihre Daten.

b) Bestimmen Sie, welchen Gruppen Ihre Kontakte zugeordnet werden sollen. Falls die Kontakte auf mehrere Gruppen aufzuteilen sind, führen Sie bitte für jede Gruppe einen extra Import durch. Sie können die Kontakte in einem Import-Vorgang auch mehreren Gruppen zuordnen. 

Tipp:

Es ist dringend zu empfehlen, beim Import mit Zuordnung zu Gruppen nur solche Gruppen zu verwenden, denen noch keine Prozesse zugeordnet sind. Damit wird vermieden, dass an die Kontakte ggf. unkontrolliert E-Mails versendet werden, was nicht in Ihrer Absicht liegen könnte. Mithilfe einer Selektion können Sie solche Mitteilungen in einem weiteren Schritt gezielt versenden.

c) Geben Sie zum Schluss an, ob die Kontakte als so genannte registrierte Kontakte in Ihre WBS-Datenbank aufgenommen werden sollen.

 

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Import-Ergebnis

(CRM - Adressen-Import und -Export)

Die importierten Kontakte sind zunächst nicht sichtbar.

Melden Sie sich aus der WBS ab und loggen Sie erneut ein

oder

Klicken Sie auf Tabelle zurücksetzen.
 

 

 
Nach einem neuen Login oder nach dem Zurücksetzen der Tabelle können Sie die importierten Kontakte nun sehen. 

 

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Export-Auswahl

(CRM - Adressen-Import und -Export)

Zuerst bestimmen Sie, welche Daten Sie exportieren möchten. Diese Daten ermitteln Sie in zwei Schritten. Zunächst schränken Sie den Gesamtbestand an Kontakten gegebenenfalls ein durch eine Selektion. Diese Selektion im ersten Schritt kann unterbleiben, wenn Sie die Auswahl der zu exportierenden Kontakte aus dem Gesamtbestand treffen wollen. Im zweiten Schritt treffen Sie eine Auswahl aus den selektierten Kontakten, indem Sie alle gewünschten Kontakte mit einem Häkchen markieren. Dieser Schritt ist notwendig. Es werden nur ausgewählte (markierte) Kontakte exportiert. 

a) Klicken Sie auf das CRM-Symbol.

b) Wählen Sie Import/Export.

c) Schalten Sie um auf Export.

d) Wenn Sie nur einen Teil Ihrer Kontakte exportieren wollen, führen Sie eine Selektion durch. In diesem Beispiel wurden die sieben Politiker selektiert.

e) Wählen Sie die zu exportierenden Sätze aus. In diesem Beispiel sind es alle Sätze aus der Ergebnismenge der Selektion.

f) Klicken Sie auf Schritt vorwärts.

 

 
Treffen Sie die Feldauswahl:

g) Wählen Sie die gewünschten Felder aus.

 

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Export-Datei erzeugen

(CRM - Adressen-Import und -Export)

h) Legen Sie die Reihenfolge der Felder fest.

i) Wählen Sie den Character-Set aus.

k) Klicken Sie auf den Button «Herunterladen».
 

 

Jetzt sehen Sie unten links eine Meldung das Ihr Adress-Export gestartet wurde.
 

 

Sobald der Adress-Export abgeschlossen ist, werden Sie im Nachrichtenmodul die Nachricht mit dem entsprechenden CSV-File vorfinden.
 

 

Durch das klicken auf den Link wird der Download der CSV-Datei gestartet.
 

 

 
In diesem kleinen Testbeispiel sehen Sie nun das Ergebnis: Sieben Politiker mit Name, E-Mail-Adresse, Land und Sprache.

 














 

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