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Artikeladministration

Import und Export von Artikeln

(Factura - Artikeladministration)
 
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Ihr Anfangsbestand an Artikeln

Ihre Datenbank enthält beim allerersten Start der WBS noch keinen einzigen Artikel. Wenn Sie schon eine Liste von Artikeln besitzen, können Sie diese importieren und bei dieser Gelegenheit gleich strukturieren. Legen Sie hierfür vor dem Import bitte entsprechende Artikelkategorien an. 

Auf dieser Seite:

Import
Feldauswahl und Musterdatei
Importdatei vorbereiten 
 
Daten importieren
Import-Ergebnis 
Export
Export-Auswahl 
Export-Ergebnis 
 
 

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Feldauswahl und Musterdatei

(Factura- Artikel-Import und -Export)

Sie bestimmen anhand Ihrer zu importierenden Daten die Inhalte, die Sie in Ihre WBS-Kontakt-Datenbank übernehmen wollen.

a) Wählen Sie den Pfad Factura - Artikel - Import.

b) Setzen Sie in jedes Feld, das Sie importieren wollen, ein Häkchen.


 

 

 
Sobald Sie alle gewünschten Felder ausgewählt haben, können Sie nun die Reihenfolge der Spalten aus Ihrem Import-Datenbestand festlegen:

c) Klicken Sie auf das Anfass-Symbol des Feldes und ziehen Sie das Feld in die gewünschte Position. Die Feld-Reihenfolge folgt hierbei den Zeilen und innerhalb der Zeilen den Spalten - also genauso, wie Sie zu lesen gewohnt sind.

d) Wählen Sie den Character-Set Ihrer Importdaten aus. 

e) Laden Sie nun die Musterdatei herunter. 

 

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Importdatei vorbereiten

(Factura- Artikel-Import und -Export)

Bevor Sie Ihre Artikeldatei für den Import vorbereiten, machen Sie sich bitte mit folgendem Sachverhalt vertraut:

Zwischen Europa (vermutlich Ihr Wohnsitz) und den USA (Herstellungsland fast aller Datenbanksoftware) besteht ein wesentlicher Unterschied in der Darstellung von Dezimalzahlen. Die gesamte Welt ist in dieser Beziehung in wenige unterschiedliche Regionen aufgeteilt. Es gibt so genannte Komma-Länder und Punkt-Länder. Die ersten verwenden das Schriftzeichen Komma (,) als Dezimaltrennzeichen, letztere den Punkt (.). Die Tausendergruppen in großen Zahlen werden durch das jeweils andere Zeichen oder in Einzelfällen durch ein Leerzeichen getrennt. Europa besteht fast ausschließlich aus Komma-Ländern. Nur Großbritannien und Irland verwenden den Punkt zur Dezimaltrennung. In der Schweiz werden beide Schreibweisen verwendet - es wird zwar immer "Komma" gesprochen, aber in etlichen Regionen "Punkt" geschrieben. Da die überwiegend in den USA hergestellte Datenbanksoftware in systemnahen Tools immer den Punkt verwendet, sind in den Punkt-Ländern keine weiteren Maßnahmen erforderlich, um Datenbankinhalte in gewohnter Form anzuzeigen. Für den europäischen Markt (bzw. den Markt aller Komma-Länder) bieten internationale Software-Hersteller jedoch immer die für die Region passende Darstellung an. So wird z. B. in Excel (vom amerikanischen Hersteller Microsoft) in deutschen Installationen das Komma für numerische Felder verwendet, indem die nationalen Einstellungen des Betriebssystems einfach übernommen werden.

Worldsoft als schweizer Unternehmen übernimmt WBS-weit (wie auch im Vorgänger OASIS) die amerikanische Punkt-Schreibweise. Deshalb sind beim Importieren von Artikeldaten zusätzliche Maßnahmen erforderlich.

 
a)
Die heruntergeladene Musterdatei dient Ihnen als Vorlage für Ihre Import-Datei. Die Felder (Spalten) stehen in der von Ihnen eingestellten Reihenfolge. Sie können dies in der ersten Zeile sehen, die die Feldbezeichnungen enthält. Diese erste Zeile muss in der Datei stehen bleiben, alle anderen Zeilen ersetzen Sie nun bitte mit Ihren Daten. 

Achten Sie darauf, dass die Währungsfelder gemäß Ihrer Excel- bzw. Betriebssystem-Einstellung mit einem Dezimalkomma gezeigt werden.

 

 
 
b)
Ihre Artikeldaten haben Sie vermutlich ebenfalls mit einem Dezimalkomma erstellt.

 

 
 
Bevor Sie die Daten importieren, müssen Sie das Dezimalkomma durch einen Dezimalpunkt ersetzen - in allen numerischen Feldern. Dies erreichen Sie durch eine Einstellung in den Optionen von Excel.

c) In Excel wählen Sie Datei - Optionen und klicken auf Erweitert. Dort entfernen Sie das Häkchen für die Übernahme der Darstellung aus dem Betriebssystem.

d) Tragen Sie hier nun den Punkt und das Komma genau anders herum ein.

 

 
 
e)
Nach dieser Maßnahme sehen Sie nun Ihre Artikel-Daten mit einem Dezimalpunkt dargestellt.

Hinweis:
Wenn Sie diese Dezimalzeichen-Maßnahme vor dem Import nicht treffen, erhalten Sie von der WBS eine Fehlermeldung und Ihre Daten werden nicht importiert.

 

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Daten importieren

(Factura- Artikel-Import und -Export)

Sie ausgewählte Import-Datei wird jetzt näher beschrieben: 

a) Wählen Sie aus, welche Trennzeichen in der Import-Datei stehen. Trennzeichen trennen Feldinhalte voneinander und dürfen selbst nicht in den Daten vorkommen.

b) Geben Sie den Character-Set an, den Ihre Import-Datei verwendet.

c) Wählen Sie die Datei aus. Anschließend sehen Sie den Namen Ihrer Import-Datei zur Kontrolle.

d) Klicken Sie auf Schritt vorwärts.
 

 

 
Sie erhalten jetzt eine Vorschau auf die zum Import anstehenden Daten und nehmen letzte Einstellungen vor. In der Vorschau sehen Sie Ihre Daten.

e) Bestimmen Sie, welchen Kategorien Ihre Artikel zugeordnet werden sollen. Eine Zuordnung der Artikel zu mehreren Kategorien gleichzeitig ist möglich.

f) Klicken Sie auf Datei importieren.

 

 

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Import-Ergebnis

(Factura- Artikel-Import und -Export)

Die importierten Artikel sehen Sie jetzt in der Artikelübersicht.
 

 

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Export-Auswahl

(Factura- Artikel-Import und -Export)

Zuerst bestimmen Sie, welche Daten Sie exportieren möchten:

a) Klicken Sie auf das Factura-Symbol und wählen Sie Artikel und Export.

b) Führen Sie eine Selektion durch nach den gewünschten Kategorien.

c) Klicken Sie auf Schritt vorwärts.

 

 
Treffen Sie die Feldauswahl:

d) Wählen Sie die gewünschten Felder (Spalten) aus.

e) Bestimmen Sie die Reihenfolge der Spalten. Ziehen Sie hierfür mit der Maus die Felder an die entsprechende Stelle.

f) Wählen Sie den Schriftzeichen-Satz. 

g) Klicken Sie auf Herunterladen. Damit erhalten Sie sofort eine *.CSV-Datei mit den ausgewählten Artikeldaten.

 

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Export-Ergebnis

(Factura- Artikel-Import und -Export)

h) Wenn Sie den Schriftzeichen-Satz ISO-8859-1 gewählt haben, erhalten Sie die deutschen Umlaute und den Buchstaben ß in korrekter Schreibweise.

Hinweis:
Die Export-Datei wird mit einem Dezimalpunkt für numerische Daten geliefert. In einem Komma-Land werden diese Daten linksbündig als Textfeld dargestellt. Um diese Daten weiterverarbeiten zu können, sind Maßnahmen erforderlich, die diese Text-Daten wieder in numerische Daten umwandeln. 

 














 

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